Das Auswahlverfahren „Zukünftige Führungskraft im Außendienst“

Für das Unternehmen Technolit ist es wichtig Führungsnachwuchs aus den eigenen Reihen zu entwickeln. Es ist erstens eine Mitarbeitermotivation und zweitens zeigt es, dass sich Technolit weiter nach vorne entwickeln will. Drittens, der Mitarbeiter ist vom ersten Tag aus einsetzbar, da er das Unternehmen kennt.

Wie sehen die Karrieremöglichkeiten überhaupt generell aus?

Die wichtigsten Frage für alle Mitarbeiter die sich weiterentwickeln wollen. Die Grundvoraussetzung ist der Wille zu seiner persönlichen Entwicklung. Bei dieser Entwicklung wird Ihr Mitarbeiter vor allem zuerst vor einem Berg Zusatzaufgaben, Projekten, Hospitationen  und Training stehen.

Aktuell bietet Technolit für Sie folgende Karriereschritte an:

• Spitzenverkäufer
• Produktspezialist
• Großkundenbetreuer
• Mobiler Schweißtechniker
• Produkttrainer in der Verkaufsgruppe
• Produkttrainer (Im Hause Technolit)
• Teamleiter
• Feldtrainer
• Führungskraft

Für Sie als Führungskraft ist es die Aufgabe, bei Gesprächen, bei Mitreisen und den jährlichen Standortbestimmungen herauszufinden, ob sich Ihr Mitarbeiter entwickeln will und wenn ja, wohin es für ihn gehen soll.

Wie sehen Ihre ersten Schritte aus?

Die ersten Besprechungsunterlagen sind die aktuelle Aufgabenbeschreibung der jetzigen Aufgabe im Unternehmen, hier also die „Aufgabenbeschreibung Außendienstmitarbeiter“, dazu kommt das „Anforderungsprofil zukünftige Führungskraft“ und die „Aufgabenbeschreibung Zukünftige Führungskraft“. Mit diesen Unterlagen  setzen Sie sich als Führungskraft mit Ihrem Mitarbeiter zusammen.

Sie besprechen die aktuelle Situation und die der zukünftigen Entwicklung mit Ihrem Mitarbeiter. Sie kommen überein, dass sich der Mitarbeiter für die Aufgabe eines Produkttrainers, Feldtrainers oder Führungskraft eignet. Sie melden dies dann an die Personal- und Organisationsentwicklung.

Ihr Mitarbeiter wird in den Nachwuchsführungskräftepool aufgenommen.

Der Nachwuchsführungskräftepool

Hier finden sich alle von Ihnen gemeldeten Außendienstmitarbeiter. Hier erfolgt eine generelle Abstimmung mit der jeweiligen Vertriebs- und Bereichsleitung. Gibt diese die Zustimmung bekommen Sie von Seiten der PEO die „Standortbestimmung ADM“. Die füllen Sie aus und geben Ihre Einschätzung über Ihren Mitarbeiter ab. Sie schicken diese Standortbestimmung ADM zusammen mit den letzten 3 Mitreischecklisten sowie der letzten 2 vorhanden Gesprächsprotokollen an die Personalentwicklung.

Auf Grund der Erfahrungen der letzten Jahre wird zuerst ein dezentrales Standortgespräch in der jeweiligen Region zusammen mit einem Mitarbeiter der PEO und dem Regionalleiter geführt. Erst nach diesem Standortgespräch kommt es zur zentralen Sichtung  an der Firmenzentrale.

Diese zentrale Sichtung (Auswahlgespräch) findet mindestens einmal im Jahr in der Zentrale bei Technolit statt. Hier werden Sie und Ihr Mitarbeiter durch die PEO informiert, wann das Gespräch stattfindet und welche Aufgaben (Hausaufgabe, Präsentation) Ihr Mitarbeiter für dieses Auswahlgespräch noch zu erledigen hat.

Diese Auswahlgespräch wird etwa 1,5-2 Stunden dauern. Ein separater Interviewleitfaden wird für das Gespräch die Grundlage sein. Beim Auswahlgespräch werden mindesten 2-3 Verantwortliche von Technolit als Gesprächspartner mit dabei sein. Diese 3 Verantwortlichen treffen dann auch die Entscheidung, wie die weitere Entwicklung des Mitarbeiters aussieht. Das Gespräch kann mit den unterschiedlichsten Ergebnissen enden. Von der sofortigen Ausbildung zur Führungskraft, bis zur Übernahme von Projekten und Trainings, bis hin zur Ablehnung des Mitarbeiters als zukünftige Führungskraft. Hier steht dem Außendienstmitarbeiter die Fachkarriere immer noch offen. Durch die Personalentwicklung erhalten Sie einen ausgefüllten Bewertungsbogen. In diesem ist die Begründung für Sie, warum Ihr Mitarbeiter der Richtige für eine Führungsaufgabe oder eine andere Karrierestufe ist. Die Bewertung wird mit Ihrem Mitarbeiter durch den Regionalleiter möglichst zeitnah (maximal 2 Wochen danach) besprochen. Grundlage ist der „Bewertungsbogen Auswahlverfahren“ der beim Auswahlgespräch erstellt wurde. Nach diesem Auswahlgespräch ist für alle Beteiligten klar, ob der Mitarbeiter aktuell für eine Führungskraft geeignet ist oder welche Schritte sich anschließen müssen.

Mitarbeiter die als zukünftige Führungskräfte eingestuft wurde, werden dann ein Führungsnachwuchsprogramm (Seminare, Profile XT, …) bei Technolit durchlaufen. Des weiteren zusätzliche Aufgabenstelllungen in den Bereichen Vertrieb, Projekten und bei Produktschulungen für neue Mitarbeiter auf die ausgewählten zukommen.

Wichtig in der Entwicklung zur Führungskraft

In der Entwicklung zur „zukünftigen Führungskraft“ besteht auch immer für beide Seiten die Möglichkeit, die Entwicklung zu stoppen oder sogar abzubrechen. Dies vor allem dann, wenn es negative Auswirkungen auf den aktuellen Arbeitsbereich, Veränderungen in der Person, oder Veränderungen im langfristigen Führungskräftebedarf gibt.

Sie als Führungskraft haben nun eine Vorgehensweise, Ihre Mitarbeiter in einem Gespräch zu hinterfragen und ihm die Verantwortung und die Aufgabe einer „zukünftigen Führungskraft zu verdeutlichen.

Setzen Sie die Möglichkeit der Standortbestimmung auch ein, damit Sie das Potenzial Ihres Mitarbeiters erkennen, ihn fordern und auch fördern.
Anforderungsprofil „Zukünftige Führungskraft im Außendienst“

Das Anforderungsprofil ist die Grundlage der ersten Gespräche mit einem Mitarbeiter. Mit diesem Anforderungsprofil führen Sie als Führungskraft das Gespräch um zu entscheiden, ob der Mitarbeiter in das Auswahlverfahren Führungsnachwuchs gemeldet wird. Welche Fähigkeiten, Fertigkeiten und Möglichkeiten sollte ein zukünftige Führungskraft haben? Was wird von ihm erwartet? Wohin sollte er sich entwickeln können ?

Fachliche Anforderungen

• Alle Inhalte der Aufgabenbeschreibung „Außendienstmitarbeiter“
• Gesamte Berufserfahrung über 3 – 5 Jahre
• Mindest-/Höchstalter zwischen 25 und 45 Jahren

Fähigkeiten und Anforderungen persönlich

• Positive Einstellung zur Aufgabe aktuell und in Zukunft
• Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit groß
• Kommunikationsfähigkeit vorhanden
• Organisationsfähigkeit und eine gute Selbstorganisation
• Lernbereitschaft und Lernfähigkeit vorhanden
• Entscheidungsfähigkeit vorhanden  und Entscheidungswillig
• Zielstrebig in der Umsetzung von eigenen Zielen und Unternehmenszielen
• Lösungsorientiert bei Auftreten von Problemen oder zur Erreichung von Zielen
• Willensstark bei der Verfolgung von Zielen
• Analytische Fähigkeiten vorhanden
• Strategisches Denken vorhanden
• Problemlösungsorientiert zur Erreichung von Zielen
• Flexibilität in allen Bereichen
• Zuverlässigkeit gegenüber Kunden und Mitarbeitern
• Sensibilität im Umgang mit Kunden und Mitarbeitern
• Soziale Kompetenz vorhanden
• Kritikfähigkeit und Konfliktfähigkeit vorhanden
• Gesundes Selbstbewusstsein vorhanden, selbstsicheres Auftreten
• Eigenmotivation vorhanden
• Berechenbar bei all seinen Aufgaben und Reaktionen
• Begeisterungsfähigkeit vorhanden und in der Lage andere zu motivieren
• Teamfähigkeit vorhanden und auch schon bewiesen

Rahmenbedingungen

• Wille zur Führungskraft erkennbar
• Loyalität gegenüber dem Unternehmen
• Mobilität vorhanden
• Positives soziales Umfeld
• Positive Einschätzung im Hinblick auf Führung

Aufgabenbeschreibung „Zukünftige Führungskraft“

Welche Aufgaben hat eine zukünftige Führungskraft? Was muss er machen? Welche Verantwortungen hat er zu tragen? Wem ist er zugeordnet? Was hat er zu verantworten?  Die zukünftige Führungskraft ist dem jeweilig direkt übergeordneten Führungskraft, disziplinarisch und fachlich unterstellt. Die zukünftige Führungskraft  führt die Außendienstmitarbeiter einer Gruppe. Ziel ist es, aus dem Kundenbedarf den größtmöglichen Nutzen und Ertrag sowohl gebiets- wie auch firmenübergreifend für Technolit  zu erwirtschaften. Alle ihm unterstellten Mitarbeiter sind so zu führen, dass die Bindung mit dem Unternehmen gefestigt wird und sie ihre Aufgabe eigenverantwortlich wahrnehmen können.

Allgemein: Mitarbeiterführung, Verantwortung für die ihm unterstellten Mitarbeiter. Den Umsatz zu sichern und steigern. Die Umsatz-, Roherlös- und Deckungsbeitragsvorgaben erreichen. Die Gebietspotenziale erfassen und ausbauen. Die Unternehmensrichtlinien vor Ort zu vertreten.

Mitarbeiterführung und –förderung

• Unterstützung aller Mitarbeiter seiner Verkaufsgruppe.
• Durchführung von regelmäßigen Mitreisen bei seinen Mitarbeitern (Mitreisecheckliste).
• Führen von regelmäßigen Standortbestimmungen mit seinen Mitarbeitern.
• Vereinbarungen festlegen, nachfassen und gegebenenfalls korrigieren.
• Gezielte Motivation der ihm unterstellten Mitarbeiter.
• Herausfinden und Fördern von geeigneten Mitarbeitern für spezielle Aufgaben.
• Aufzeigen von Entwicklungsmöglichkeiten bei allen Mitarbeitern.
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die jeweiligen Verkaufsgebiete.
• Probezeitbeurteilung innerhalb der ersten 6 Monate erstellen anhand Standortbestimmung.
• Unterstützung aller Mitarbeiter.
• Organisation und Durchführen von Verkaufsgruppenmeetings.
• Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter in der Verkaufsgruppe.
• Mitarbeiter mitauswählen und miteinstellen.
• Weisungsbefugt gegenüber den Mitarbeitern seiner Verkaufsgruppe.
• Grundsätzlich: Fordern, Fördern und Führen von seinen Mitarbeitern.
• Er hat die Führungsverantwortung über 5 – 15 Außendienstmitarbeiter.

Unternehmerisches Denken und Handeln

• Umsetzung der Vorgaben des Unternehmens.
• Ausbau und Erweiterung der vorhandenen Kundenstruktur.
• Betreuung des Kundenstamms in der Verkaufsgruppe (Leergebiete).
• Analyse der einzelnen Verkaufsgebiete in der Verkaufsgruppe.
• Controlling aller seiner Mitarbeiter (Kennzahlen, Monatsprofil, Kundenstatistik).
• Durchsetzen der Preisvorgaben des Unternehmens.
• Planung, Organisation und Durchführung von Verkaufsfördermaßnahmen und Projekten.
• Entwickeln von Strategien, um Kunden und deren Branche besser bearbeiten zu können.
• Umsetzung von Strategien auf den einzelnen Außendienstmitarbeiter.
• Vorausplanung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs.
• Stärken der Verkaufsgruppe entwickeln und herausarbeiten, diese gezielt verfolgen.
• Schwächen der Verkaufsgruppe mit geeigneten Mitteln versuchen zu vermeiden und abzubauen.
• Verantwortung für 5 – 15 Außendienstmitarbeiter.
• Mitverantwortung für die Kunden seiner Verkaufsgruppe.
• Großkundenbetreuung in seiner Verkaufsgruppe.
• Zielgespräche führen, Kunden- und Gebietsentwicklung organisieren.
• Disziplinarische und fachliche Führung der Mitarbeiter seiner Verkaufsgruppe.

Administrative Aufgaben

• Umsetzung der Richtlinien und Strategien des Unternehmens.
• Ständige Optimierung der Selbstorganisation, sinnvolle Nutzung aller zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel und Arbeitshilfen.
• Gruppenmeldezahlen zeitnah bearbeiten und weiterleiten, sowie analysieren.
• Planung aller Mitarbeiter der Verkaufsgruppe ( Umsatz, Kundenplattform, Gebietsentwicklung).
• Führen der Mitreisechecklisten bei allen Mitreisen.
• Teilnahme an Regionalleitermeetings.
• Durchführung von Verkaufsgruppenmeetings.
• Controlling seines Bereiches (Kennzahlen, Monatsprofil).
• Mittler zwischen Innen-, Außendienst und den im Verkaufsprozess beteiligten Abteilungen.
• Personaleinsatzplanung führen, überwachen und bei Bedarf notwendige Schritte einleiten.
• Kontrolle der Urlaubsplanung.
• Führen der Jahresgespräche mit allen Außendienstmitarbeitern.
• Erstellen der Standortbestimmungen aller Außendienstmitarbeiter seiner Verkaufsgruppe.
• Übernahme aller Tätigkeiten in dem fachspezifischen Aufgabenbereich.
• Teilnahme bei Bedarf an Messen, Mitorganisation von Messen.
• Übernahme von Sonderaufgaben und Projekten.
• Die jeweiligen aktuellen Organisationsanweisungen sind zu beachten.